¿Estás listo para llevar tus habilidades en hojas de cálculo al siguiente nivel? En este artículo te mostraremos las 30 fórmulas de Excel indispensables que debes conocer sí o sí, tanto si eres un principiante o un usuario experimentado.
Cuando hablamos de análisis de datos, no podemos pasar por alto la herramienta que ha sido la columna vertebral de esta tarea durante décadas: Microsoft Excel. Pero, ¿qué sería de este software sin sus fórmulas?
Las fórmulas de Excel son, en esencia, las instrucciones que le das al programa para que realice un cálculo específico. Estas pueden ir desde operaciones matemáticas simples, como sumar o restar, hasta operaciones más complejas que involucran lógica, texto, fechas, y mucho más.
Aquí veremos qué son, cómo se usan y ejemplos de las fórmulas básicas de Excel con las que podrás aumentar tu productividad, ahorrar tiempo y, porqué no, aumentar tu valor en el mercado laboral. ¡Vamos a ello!
1. Fórmula: SUM()
La fórmula SUM se utiliza en Excel para sumar los valores en un rango específico de celdas.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: SUM(number1, [number2], ...).
number1es obligatorio y representa el primer número o rango de números que quieres sumar.[number2]es opcional y representa el segundo número o rango de números que quieres sumar. Puedes agregar más números o rangos de números si los necesitas.
Ejemplo:
Supongamos que tienes los números 1, 2, y 3 en las celdas A1, A2, y A3 respectivamente. Si deseas sumar estos números, puedes escribir la fórmula en la celda donde deseas que aparezca el resultado. Por ejemplo, si quieres que la suma aparezca en la celda A4, escribirías la fórmula así: =SUM(A1:A3). Cuando presiones Enter, el número 6 (la suma de 1, 2, y 3) aparecerá en la celda A4.
2. Fórmula: AVERAGE()
Esta fórmula se utiliza para calcular el promedio de un rango de celdas.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: AVERAGE(number1, [number2], ...)
number1es el primer número o rango de celdas del que deseas obtener el promedio.[number2]es el segundo número o rango de celdas para obtener el promedio. Puedes agregar tantos números o rangos de celdas como necesites.
Ejemplo:
Supón que tienes los números 2, 4, y 6 en las celdas A1, A2, y A3 respectivamente y deseas obtener su promedio. Puedes escribir la fórmula en A4 así: =AVERAGE(A1:A3). Al presionar Enter, el número 4 (el promedio de 2, 4 y 6) aparecerá en A4.
3. Fórmula: COUNT()
La fórmula COUNT se utiliza para contar la cantidad de celdas que tienen números en un rango específico.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: COUNT(value1, [value2], ...)
value1es el primer argumento que se evalúa para la cuenta.[value2]es el segundo argumento que se evalúa para la cuenta. Puedes agregar tantos argumentos como necesites.
Ejemplo:
Si tienes los números 5, 10, y 15 en las celdas B1, B2 y B3 respectivamente y un texto en la celda B4, puedes contar el número de celdas con números en el rango B1:B4 utilizando la fórmula =COUNT(B1:B4). Al presionar Enter, el número 3 (representando las tres celdas con números) aparecerá en la celda donde escribiste la fórmula.
4. Fórmula: MAX()
La fórmula MAX se utiliza para encontrar el valor máximo en un rango de celdas.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: MAX(number1, [number2], ...)
number1es el primer número o rango de celdas del que deseas obtener el valor máximo.[number2]es el segundo número o rango de celdas del que deseas obtener el valor máximo. Puedes agregar tantos números o rangos de celdas como necesites.
Ejemplo:
Si tienes los números 5, 10 y 15 en las celdas A1, A2 y A3 respectivamente, puedes encontrar el número máximo utilizando la fórmula =MAX(A1:A3). Al presionar Enter, el número 15 (que es el valor máximo) aparecerá en la celda donde escribiste la fórmula.
5. Fórmula: MIN()
La fórmula MIN se utiliza para encontrar el valor mínimo en un rango de celdas.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: MIN(number1, [number2], ...)
number1es el primer número o rango de celdas del que deseas obtener el valor mínimo.[number2]es el segundo número o rango de celdas del que deseas obtener el valor mínimo. Puedes agregar tantos números o rangos de celdas como necesites.
Ejemplo:
Si tienes los números 5, 10 y 15 en las celdas B1, B2 y B3 respectivamente, puedes encontrar el número mínimo utilizando la fórmula =MIN(B1:B3). Al presionar Enter, el número 5 (que es el valor mínimo) aparecerá en la celda donde escribiste la fórmula.
6. Fórmula: IF()
La fórmula IF se utiliza para realizar una prueba lógica y devolver un valor si la prueba es verdadera y otro valor si la prueba es falsa.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
logical_testes la prueba lógica que deseas realizar. Por ejemplo, puedes probar si el valor en una celda específica es mayor que 10.[value_if_true]es el valor que deseas que se devuelva si la prueba lógica es verdadera.[value_if_false]es el valor que deseas que se devuelva si la prueba lógica es falsa.
Ejemplo:
Si tienes el número 15 en la celda A1 y deseas comprobar si el número es mayor que 10, puedes utilizar la fórmula =IF(A1>10, "Verdadero", "Falso"). Al presionar Enter, la palabra “Verdadero” aparecerá en la celda donde escribiste la fórmula porque 15 es mayor que 10.
7. Fórmula: AND()
La función AND se utiliza para probar múltiples condiciones a la vez. Si todas las condiciones son verdaderas, entonces la función devuelve TRUE. Si alguna de las condiciones es falsa, la función devuelve FALSE.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: AND(logical1, [logical2], ...)
logical1, logical2, ...son de 1 a 255 condiciones que quieres probar que todas sean VERDADERAS.
Ejemplo:
Por ejemplo, si deseas comprobar si los números en las celdas A1 y A2 son mayores que 0, podrías usar =AND(A1>0,A2>0). Si ambos números son mayores que 0, la fórmula devolverá VERDADERO. De lo contrario, devolverá FALSO.
8. Fórmula: OR()
La función OR también se utiliza para probar varias condiciones a la vez. Devuelve TRUE si alguna de las condiciones es verdadera y FALSE solo si todas las condiciones son falsas.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: OR(logical1, [logical2], ...)
logical1, logical2, ...son de 1 a 255 condiciones que quieres probar que al menos una sea VERDADERA.
Ejemplo:
Por ejemplo, si deseas comprobar si al menos uno de los números en las celdas A1 y A2 es mayor que 0, podrías usar =OR(A1>0,A2>0). Si al menos uno de los números es mayor que 0, la fórmula devolverá VERDADERO. De lo contrario, devolverá FALSO.
9. Fórmula: NOT()
La función NOT se utiliza para invertir el resultado de una prueba lógica. Devuelve FALSO si la prueba lógica es verdadera y VERDADERO si la prueba lógica es falsa.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: NOT(logical)
logicales cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
Por ejemplo, si deseas comprobar si el número en la celda A1 no es mayor que 0, podrías usar =NOT(A1>0). Si A1 es menor o igual que 0, la fórmula devolverá VERDADERO. Si A1 es mayor que 0, devolverá FALSO.
10. Fórmula: VLOOKUP()
La función VLOOKUP (Búsqueda Vertical) se utiliza para buscar un valor en la primera columna de un rango de celdas, y luego devuelve un valor en la misma fila de una columna que especifiques.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
lookup_valuees el valor que buscas en la primera columna de la matriz de tabla.table_arrayes la matriz de tabla en la que se busca el valor.col_index_numes el número de columna en la matriz de tabla del que deseas devolver un valor.[range_lookup]es un valor lógico que especifica si deseas que VLOOKUP busque una coincidencia exacta o una coincidencia aproximada.
Ejemplo:
Supongamos que tienes una tabla de datos en el rango A2:B5, donde la columna A tiene los nombres y la columna B tiene las edades. Si deseas buscar la edad de “John”, podrías usar =VLOOKUP("John", A2:B5, 2, FALSE). Si “John” está en la tabla, la fórmula devolverá su edad.
11. Fórmula: HLOOKUP()
La función HLOOKUP (Búsqueda Horizontal) es similar a VLOOKUP, pero busca un valor en la primera fila de un rango de celdas, y luego devuelve un valor en la misma columna de una fila que especifiques.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
lookup_valuees el valor que buscas en la primera fila de la matriz de tabla.table_arrayes la matriz de tabla en la que se busca el valor.row_index_numes el número de fila en la matriz de tabla del que deseas devolver un valor.[range_lookup]es un valor lógico que especifica si deseas que HLOOKUP busque una coincidencia exacta o una coincidencia aproximada.
Ejemplo:
Supongamos que tienes una tabla de datos en el rango A2:D3, donde la fila 2 tiene las cabeceras “Nombre”, “Edad”, “Puesto” y “Salario”, y la fila 3 tiene los datos de “John”. Si deseas buscar el puesto de “John”, podrías usar =HLOOKUP("Puesto", A2:D3, 2, FALSE). Si “Puesto” está en la tabla, la fórmula devolverá el puesto de John.
12. Fórmula: INDEX()
La función INDEX se utiliza para devolver el valor de una celda en un lugar específico en una matriz de celdas.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: INDEX(array, row_num, [column_num])
arrayes el rango de celdas o la matriz de celdas en la que estás buscando.row_numes la posición de la fila en la matriz o rango de celdas que deseas obtener.[column_num]es la posición de la columna en la matriz o rango de celdas que deseas obtener.
Ejemplo:
Supongamos que tienes una tabla de datos en el rango A1:C3 y deseas obtener el valor de la segunda fila y la tercera columna. Podrías usar =INDEX(A1:C3, 2, 3). Esta fórmula devolverá el valor en la celda que está en la segunda fila y tercera columna de la tabla.
13. Fórmula: MATCH()
La función MATCH se utiliza para buscar un valor específico en un rango de celdas y devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
lookup_valuees el valor que estás buscando.lookup_arrayes el rango de celdas en el que estás buscando.[match_type]es un número -1, 0, o 1. Si no lo especificas, el valor por defecto es 1. 1 significa que devuelve la mayor coincidencia que sea menor o igual al valor de búsqueda. 0 significa que devuelve la primera coincidencia exacta. -1 significa que devuelve la menor coincidencia que sea mayor o igual al valor de búsqueda.
Ejemplo:
Supongamos que tienes una lista de nombres en el rango A1:A5 y deseas encontrar la posición de “John” en la lista. Podrías usar =MATCH("John", A1:A5, 0). Esta fórmula devolverá la posición de “John” en la lista.
14. Fórmula: CONCATENATE() / CONCAT()
La función CONCATENATE (o CONCAT en versiones más nuevas de Excel) se utiliza para combinar dos o más valores de texto en uno solo.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: CONCATENATE(text1, [text2], ...)
text1, text2, ...son los valores de texto que deseas combinar. Puedes especificar hasta 255 valores de texto.
Ejemplo:
Supongamos que tienes el nombre “John” en la celda A1 y el apellido “Doe” en la celda B1. Si deseas combinar estos dos valores en uno solo, podrías usar =CONCATENATE(A1, " ", B1). Esta fórmula devolverá “John Doe”.
15. Fórmula: COUNT()
La función COUNT se utiliza para contar el número de celdas que contienen números en un rango.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: COUNT(value1, [value2], ...)
value1, value2, ...son los valores que deseas contar. Puedes especificar hasta 255 valores.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 y quieres contar cuántos números hay, podrías usar =COUNT(A1:A5). Esta fórmula devolverá el número de celdas en el rango que contienen números.
16. Fórmula: COUNTA()
La función COUNTA se utiliza para contar el número de celdas que no están vacías en un rango.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: COUNTA(value1, [value2], ...)
value1, value2, ...son los valores que deseas contar. Puedes especificar hasta 255 valores.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de valores en el rango B1:B5 y quieres contar cuántos de ellos no están vacíos, podrías usar =COUNTA(B1:B5). Esta fórmula devolverá el número de celdas en el rango que no están vacías.
17. Fórmula: COUNTIF()
La función COUNTIF se utiliza para contar el número de celdas en un rango que cumplen con un criterio específico.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: COUNTIF(range, criteria)
rangees el rango de celdas en el que deseas contar.criteriaes el criterio que las celdas deben cumplir para ser contadas.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango C1:C5 y quieres contar cuántos de ellos son mayores que 10, podrías usar =COUNTIF(C1:C5, ">10"). Esta fórmula devolverá el número de celdas en el rango que contienen números mayores que 10.
18. Fórmula: COUNTIFS()
La función COUNTIFS se utiliza para contar el número de celdas en un rango que cumplen con múltiples criterios.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]...)
criteria_range1, criteria_range2, ...son los rangos de celdas en los que deseas contar.criteria1, criteria2, ...son los criterios que las celdas deben cumplir para ser contadas.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 y otro conjunto de números en el rango B1:B5, y quieres contar cuántos de ellos son mayores que 10 en el rango A1:A5 y menores que 5 en el rango B1:B5, podrías usar =COUNTIFS(A1:A5, ">10", B1:B5, "<5"). Esta fórmula devolverá el número de celdas que cumplen ambos criterios.
19. Fórmula: SUMIF()
La función SUMIF se utiliza para sumar las celdas que cumplen un criterio específico.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: SUMIF(range, criteria, [sum_range])
rangees el rango de celdas que deseas evaluar.criteriaes el criterio que las celdas deben cumplir para ser sumadas.[sum_range]es el rango de celdas que deseas sumar. Si no lo especificas, se sumará elrange.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 y quieres sumar solo los números que son mayores que 10, podrías usar =SUMIF(A1:A5, ">10"). Esta fórmula devolverá la suma de los números en el rango que son mayores que 10.
20. Fórmula: SUMIFS()
La función SUMIFS se utiliza para sumar las celdas que cumplen con múltiples criterios.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]...)
sum_rangees el rango de celdas que deseas sumar.criteria_range1, criteria_range2, ...son los rangos de celdas que deseas evaluar.criteria1, criteria2, ...son los criterios que las celdas deben cumplir para ser sumadas.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 que deseas sumar, y otro conjunto de números en el rango B1:B5 que deseas evaluar, y quieres sumar los números en el rango A1:A5 donde el número correspondiente en el rango B1:B5 es menor que 5, podrías usar =SUMIFS(A1:A5, B1:B5, "<5"). Esta fórmula devolverá la suma de los números en el rango A1:A5 donde el número correspondiente en el rango B1:B5 es menor que 5.
21. Fórmula: AVERAGE()
La función AVERAGE se utiliza para calcular el promedio de los números en un rango.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: AVERAGE(number1, [number2], ...)
number1, number2, ...son los números de los que deseas calcular el promedio.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 y quieres calcular su promedio, podrías usar =AVERAGE(A1:A5). Esta fórmula devolverá el promedio de los números en el rango.
22. Fórmula: AVERAGEIF()
La función AVERAGEIF se utiliza para calcular el promedio de las celdas que cumplen un criterio específico.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: AVERAGEIF(range, criteria, [average_range])
rangees el rango de celdas que deseas evaluar.criteriaes el criterio que las celdas deben cumplir para ser consideradas en el promedio.[average_range]es el rango de celdas de las que deseas calcular el promedio. Si no lo especificas, se calculará el promedio delrange.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 y quieres calcular el promedio de los números que son mayores que 10, podrías usar =AVERAGEIF(A1:A5, ">10"). Esta fórmula devolverá el promedio de los números en el rango que son mayores que 10.
23. Fórmula: AVERAGEIFS()
La función AVERAGEIFS se utiliza para calcular el promedio de las celdas que cumplen con múltiples criterios.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]...)
average_rangees el rango de celdas de las que deseas calcular el promedio.criteria_range1, criteria_range2, ...son los rangos de celdas que deseas evaluar.criteria1, criteria2, ...son los criterios que las celdas deben cumplir para ser consideradas en el promedio.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 que deseas promediar, y otro conjunto de números en el rango B1:B5 que deseas evaluar, y quieres calcular el promedio de los números en el rango A1:A5 donde el número correspondiente en el rango B1:B5 es menor que 5, podrías usar =AVERAGEIFS(A1:A5, B1:B5, "<5"). Esta fórmula devolverá el promedio de los números en el rango A1:A5 donde el número correspondiente en el rango B1:B5 es menor que 5.
24. Fórmula: MIN()
La función MIN se utiliza para encontrar el número más pequeño en un conjunto de valores.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: MIN(number1, [number2], ...)
number1, number2, ...son los números de los que deseas encontrar el mínimo.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 y quieres encontrar el número más pequeño, podrías usar =MIN(A1:A5). Esta fórmula devolverá el número más pequeño en el rango.
25. Fórmula: MAX()
La función MAX se utiliza para encontrar el número más grande en un conjunto de valores.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: MAX(number1, [number2], ...)
number1, number2, ...son los números de los que deseas encontrar el máximo.
Ejemplo:
Si tienes un conjunto de números en el rango A1:A5 y quieres encontrar el número más grande, podrías usar =MAX(A1:A5). Esta fórmula devolverá el número más grande en el rango.
26. Fórmula: IF()
La función IF se utiliza para realizar una prueba lógica y devolver un valor si la prueba es verdadera y otro valor si la prueba es falsa.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
logical_testes la prueba lógica que deseas realizar.value_if_truees el valor que se devuelve si la prueba es verdadera.[value_if_false]es el valor que se devuelve si la prueba es falsa.
Ejemplo:
Si tienes un número en la celda A1 y quieres devolver “Mayor que 10” si el número es mayor que 10 y “Menor o igual a 10” si el número es menor o igual a 10, podrías usar =IF(A1>10, "Mayor que 10", "Menor o igual a 10"). Esta fórmula realizará la prueba y devolverá el resultado apropiado.
27. Fórmula: AND()
La función AND se utiliza para probar si todas las condiciones en un conjunto de pruebas son verdaderas.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: AND(logical1, [logical2], ...)
logical1, logical2, ...son las pruebas lógicas que deseas realizar.
Ejemplo:
Si tienes un número en la celda A1 y quieres probar si el número es mayor que 10 y menor que 20, podrías usar =AND(A1>10, A1<20). Esta fórmula devolverá VERDADERO si ambas condiciones son verdaderas, y FALSO en caso contrario.
28. Fórmula: OR()
La función OR se utiliza para probar si alguna de las condiciones en un conjunto de pruebas es verdadera.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: OR(logical1, [logical2], ...)
logical1, logical2, ...son las pruebas lógicas que deseas realizar.
Ejemplo:
Si tienes un número en la celda A1 y quieres probar si el número es menor que 10 o mayor que 20, podrías usar =OR(A1<10, A1>20). Esta fórmula devolverá VERDADERO si alguna de las condiciones es verdadera, y FALSO en caso contrario.
29. Fórmula: NOT()
La función NOT se utiliza para invertir el resultado de una prueba lógica.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: NOT(logical)
logicales la prueba lógica que deseas invertir.
Ejemplo:
Si tienes un número en la celda A1 y quieres probar si el número no es igual a 10, podrías usar =NOT(A1=10). Esta fórmula devolverá FALSO si el número es 10 y VERDADERO en caso contrario.
30. Fórmula: CONCATENATE() / CONCAT()
La función CONCATENATE (o CONCAT en las versiones más recientes de Excel) se utiliza para unir dos o más textos en una sola cadena.
Cómo se usa:
La fórmula se ve así: CONCATENATE(text1, [text2], ...) o CONCAT(text1, [text2], ...)
text1, text2, ...son los textos que deseas unir.
Ejemplo:
Si tienes un texto en la celda A1 (“Hola”) y otro texto en la celda B1 (“Mundo”), y quieres unirlos con un espacio en medio, podrías usar =CONCATENATE(A1, " ", B1) o =CONCAT(A1, " ", B1). Ambas fórmulas devolverán “Hola Mundo”.
Ya sea que estés buscando mejorar tus habilidades en Excel para tu trabajo actual, estés aspirando a un nuevo puesto que requiere conocimientos de Excel, o simplemente quieras aprender una nueva habilidad que te beneficiará en múltiples áreas de tu vida, conocer y utilizar las fórmulas de Excel es una inversión que vale la pena.
Recuerda que la práctica constante es la clave para convertirte en un experto. Así que, ¡manos a la obra y a explorar todas las posibilidades que Excel tiene para ofrecer!