Microsoft Project: qué es, para qué sirve y funciones

Microsoft Project

Te explicamos qué es Microsoft Project y para qué sirve esta aplicación que no se incluye en la suite de Office. También veremos cuáles son sus funciones y características principales que han hecho de esta aplicación de gestión de proyectos una de las más populares para administrar tareas, trabajadores y recursos.

Si aún no lo tienes en tu ordenador, entonces descarga el software desde el siguiente enlace y procede a instalarlo en tu PC.

¿Qué es Project y para qué sirve?

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos que puede ayudar a los gerentes a planificar, programar y a lograr los resultados del proyecto.

Según Microsoft, ofrece un conjunto de herramientas que son lo suficientemente simples para que las use cualquier persona; flexibles para respaldar cualquier tipo de proyecto; potentes para manejar iniciativas de cualquier tamaño y transparentes para brindar visibilidad en toda la organización.

Microsoft Project

Project permite llevar a cabo las siguientes tareas:

  • Definir recursos del proyecto
  • Elaborar planes y establecer metas realistas
  • Asignar tareas a las personas
  • Calcular el tiempo y costos
  • Registrar el progreso del proyecto
  • Programar reuniones
  • Supervisar las cargas de trabajo
  • Presentar informes del proyecto
  • y más.

Microsoft Project se ofrece en dos ediciones: Standard y Professional, que se diferencian en los requisitos y el nivel de gestión del proyecto, siendo la versión Pro la que cuenta con más funciones.

Funciones y características de Microsoft Project

Las funciones principales del software son la gestión de tareas, la gestión de recursos, la gestión de proyectos, el sistema de gestión de documentos, la programación, la gestión de la cartera de proyectos, el software colaborativo y el sistema de seguimiento de problemas.

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es el aspecto de la gestión de recursos para que se lleve a cabo dentro de los límites de planificación, estandarización, duración y costo, específicos de la empresa. Dominar la gestión y presentación de proyectos puede ser la clave para obtener una ventaja competitiva.

Casi todo el trabajo en un proyecto lleva mucho tiempo, independientemente de si son unos minutos, 12 meses o cualquier período de tiempo. Puedes usar Microsoft Project para realizar un seguimiento del progreso en estas tareas y decidir la mejor manera de implementar tus tareas originales de manera competente.

Administración de tareas

Con Microsoft Project, es posible planificar sus tareas diarias con funciones de administración de tareas. Es tan fácil como contratar recursos para un proyecto, ya que se necesitan con la gestión de recursos. Esto mejora la eficiencia y el rendimiento y ayuda a reducir los costos. Puede administrar fácilmente los hitos, las rutinas, la distribución de los empleados y el tiempo. En la gestión de proyectos, también es importante que guarde todos los documentos necesarios para un proyecto en un lugar especial donde podrá buscarlos, etiquetarlos y compartirlos con todos los involucrados. En la aplicación, puede realizar un seguimiento de las inquietudes y las inquietudes de los clientes, administrar equipos, trabajar de manera eficiente y supervisar múltiples proyectos. Realmente ayuda cuando tienes varios proyectos que se relacionan entre sí.

Herramientas principales

  • Línea de base: el primer alcance, monto y cronograma de una empresa es la línea de base de un proyecto. Esto se hace para estimar cuánto se desvía el proyecto de la estimación inicial.
  • Calendario: un calendario le permitirá organizar mejor su flujo de trabajo y supervisar cada uno de sus proyectos.
  • Método de ruta crítica: el método de ruta crítica es un sistema que se aplica en la gestión de proyectos para ubicar el mejor curso de acciones considerando las dependencias entre todas estas actividades. Además, le permite determinar la instancia más temprana y más reciente en la que la tarea puede comenzar y completarse. Esto le permitiría determinar qué iniciativas puede comenzar después sin comprometer la fecha de finalización total del proyecto.
  • Eventos: establezca reuniones o eventos para revisar y planificar proyectos.
  • Diagramas de Gantt interactivos: un diagrama de Gantt es un gráfico de barras o gráfico que muestra el calendario de un determinado proyecto. Las barras componen las tareas, mientras que la longitud corresponde a la cantidad real de tiempo que se necesitará para realizar la tarea.
  • Hitos: establecer hitos es fundamental para la gestión de proyectos. Los hitos indican el final de un sprint o simplemente el período de un proyecto.
  • Plantillas de proyectos: esta es sin duda una característica excelente cuando a menudo tiene muchas empresas similares que desarrollar una y otra vez.
  • Tareas repetidas: poder establecer tareas repetidas es esencial cuando tiene cosas específicas que deben realizarse de vez en cuando.
  • Programación: organice los recursos para cada proyecto.
  • Gestión de tareas: haga planes para sus tareas diarias con una lista de tareas pendientes.