Microsoft Outlook: qué es, para qué sirve y funciones

Microsoft Outlook

Te explicamos qué es Microsoft Outlook y cuáles son sus características y funciones más importantes que han hecho de este software la herramienta perfecta para administrar el correo electrónico.

En caso de que no lo tengas aún en tu ordenador, puedes descargar gratuitamente su versión de prueba.

¿Qué es Microsoft Outlook y para qué sirve?

Microsoft Outlook es un software comercial que forma parte de algunas versiones de Office. Permite administrar tu correo electrónico desde tu ordenador, es decir, enviar, recibir y programar correos de forma fácil y eficiente.

Además, sirve para gestionar tu calendario, contactos, lista de tareas pendientes y compartir archivos mediante la nube (OneDrive).

Estos son algunas de las cosas que puedes hacer con Outlook:

  • Programar correos electrónicos
  • Crear reuniones, tareas y eventos
  • Compartir calendarios para mejorar el trabajo en equipo
  • Gestionar y asignar tareas a miembros de tu equipo
  • Utilizar carpetas para almacenar cosas
  • Administrar contactos y su información
  • Escribir @menciones como si fuera una red social

Sin duda, una herramienta de productividad que no puede faltar en tu ordenador.

La última versión, Outlook 2019, tiene todo lo que necesitas para ayudarte con la organización de tu correo y así puedas ser más productivo.

Funciones y características de Outlook

Vista previa de mensajes

La vista previa de mensajes de Outlook muestra, por defecto, el remitente, el asunto y una línea del cuerpo del mensaje. Pero lo que pocos saben es que puedes tener más información sin necesidad de abrir dicho mensaje.

Solo debes ir a la pestaña “Vista”, luego presionar la opción de “Vista previa del mensaje” y escoger el número de líneas que deseemos visualizar: 1, 2 o 3 líneas.

Carpetas de búsqueda

Esta opción nos permite buscar correos con ciertas características. La opción crea una carpeta virtual que contiene con las características que le indiquemos. Esta función solo nos muestra los correos en una carpeta, pero no mueve los correos a una carpeta diferente.

Puedes, por ejemplo, seleccionar los correos no leídos, según su grado de importancia, por personas, etc. Solo ingresa a la opción que dice “Carpeta”, haz clic en “Nueva carpeta de búsqueda” y seleccionar el filtro o criterio que deseas aplicar a la búsqueda.

Limpieza de carpeta

Esta función automatiza la limpieza de los mensajes redundantes de una carpeta para liberar espacio o mejorar la lectura. Nos referimos a mensajes redundantes aquellos mensajes que pertenecen a un hilo de correos y que son citados en cada respuesta.

Esta función mueve los elementos desde su carpeta hasta la carpeta de “Elementos Enviados” de forma automática. Para usarla la función, debes hacer clic derecho sobre la carpeta y seleccionar la opción “Limpiar carpeta”. Las opciones de esta función pueden configurarse en la siguiente ruta: Archivo > Opciones > Correo > Limpieza de Conversación.

Búsquedas inteligentes

Como su nombre lo indica, permite hacer búsqueda de correos y de contenido en diferentes buzones o carpetas. Es una forma de hacer búsquedas específicas utilizando algunas estipulaciones del software.

  • Si ingresamos alguna palabra, el motor buscará todos aquellos correos que contengan esa palabra. Lo mismo sucede si ingresamos dos o más palabras. El motor hará la búsqueda en todos los correos que tengan alguna o todas estas palabras, sin importar su orden.
  • Si queremos buscar una combinación de palabras en un orden exacto, tendremos que ingresarlo entre comillas.
  • Si la búsqueda comienza con de: seguido del nombre de un contacto (de: Pedro Jiménez), se buscarán todos los correos de ese contacto en específico.
  • También podemos hacer búsquedas por el asunto del correo, comenzando la búsqueda con: sobre: y luego el nombre del asunto.
  • También podemos filtrar la búsqueda por archivos adjuntos, ingresando las palabras clave: tiene archivos adjuntos: si.

Programar el envío de correos

Otra funcionalidad de Outlook es que permite programar correos para que se envíen en una fecha y hora determinada.

Para usar esta opción, solo debes escribir un correo como normalmente lo haces. Luego, ingresa a la pestaña “Opciones” y a la función “Retrasar entrega”. En la opción de “No entregar antes del” escogemos la fecha y la hora exacta en que queremos que el mensaje se envíe. Una vez que hagas la modificación, haz clic en cerrar y ya habrás programado tu correo.