Microsoft Excel: qué es, para qué sirve y funciones

Microsoft Excel

Conoce qué es Microsoft Excel y cuáles son sus principales funciones y características que lo han convertido en la herramienta de análisis de datos más popular, utilizada por más de mil millones de usuarios en todo el mundo.

En caso de que aún no lo tengas, entonces descarga este programa de Office en tu ordenador o smartphone.

¿Qué es Microsoft Excel y para qué sirve?

Microsoft Excel es el programa de hoja de cálculo utilizado para el almacenamiento y análisis de datos en filas y columnas.

La primera versión fue lanzada en 1985, inicialmente para los ordenadores Macintosh. Más tarde, en 1987, se lanzaría la primera versión para Windows. Desde entonces, este software comercial de Office no ha hecho más que evolucionar añadiendo potentes funciones para el análisis de datos generales y estadísticos.

Microsoft Excel

Puedes utilizar Excel para realizar las siguientes tareas:

  • Almacenamiento y análisis de datos
  • Registrar gastos e ingresos
  • Planificar presupuestos
  • Realizar cálculos matemáticos mediante fórmulas
  • Llevar la contabilidad
  • Crear tablas interactivas y gráficos de datos
  • Análisis de negocios
  • y más.

La versión más reciente es Excel 2019, que incluye las últimas características y funciones de la aplicación. Aunque también puedes descargar otras versiones antiguas de este programa, sobre todo por temas de compatibilidad.

Funciones y características de Excel

Celdas

Excel presenta un formato de filas y columnas que se entrelazan entre sí. Cada celda está identificada por un número y una letra. Las letras identifican cada columna, mientras que los números a las filas.

El formato de las celdas nos permite clasificar e identificar la información de una manera sencilla. Con solo hacer un clic, podremos escribir en ella. 

Hoja de trabajo

Excel también nos permite crear diferentes hojas dentro de un mismo documento. Cada hoja de trabajo contiene sus propias celdas y la información correspondiente en ellas. Las hojas de estilo nos permiten, en un mismo documento, almacenar información relacionada, pero diferente. Es por eso que a cada documento en Excel se le llama: “Libros de trabajo”. 

Las hojas de estilo pueden ser nombradas y estas se encuentran en la parte inferior izquierda. 

Fórmulas 

Otra cosa particular de Excel es que nos permite hacer operaciones matemáticas automáticamente. Podemos hacer estas operaciones seleccionando las columnas o las filas que deseamos calcular y haciendo clic a la opción “fórmulas” y seleccionando alguna de estas opciones. 

Las fórmulas se realizan automáticamente. De modo que, si cambiamos alguna cifra, el resultado se actualizará por sí solo. Por eso Excel es un software perfecto para hojas de cálculo. 

Gráficas 

Con este software también podemos analizar datos a través de las gráficas. En la pestaña de “insertar”, encontraremos la opción para mostrar todos de las celdas en una gráfica.

Excel nos ofrece gran variedad de gráficas según cada necesidad: barras, circulares, de líneas y otras más. 

Cinta de Opciones

Las cintas de opciones son un menú superior donde se encuentran las funciones del software divididas entre diferentes pestañas que clasifican las funciones. En la pestaña de inicio, por ejemplo, están las opciones para modificar el color de las columnas, el tipo y el tamaño de las fuentes, etc.

En la pestaña de “fórmulas”, están todas las operaciones matemáticas que Excel nos permite calcular. Y así con cada una. 

Tablas de Excel

Las tablas de Excel son una función que nos permite segmentar los datos de las celdas. Las tablas de Excel agregan un encabezado que describe el contenido de cada columna. 

Tablas Dinámicas 

Las tablas dinámicas nos permiten analizar los datos que se encuentran en las tablas de Excel de una manera inteligente. Una tabla, por ejemplo, nos permite realizar operaciones matemáticas de las filas y las columnas.

Supongamos que tenemos una columna con el nombre de cada empleado y otra con la cantidad de ingresos que cada uno produjo. Las tablas dinámicas nos permiten ver cuánto produjo cada empleado en particular y sumar todo el dinero de forma automática. Una forma sencilla e inteligente de analizar y relacionar muchos datos. 

Modo de visualización 

El software también tiene tres modos de visualización, que pueden ser modificados en la parte inferior derecha del documento.

  • El modo normal es el que nos muestras celdas ilimitadas y es la opción que viene por defecto.
  • El diseño de página nos ofrece una mejor vista al dividir la hoja de estilo en diferentes páginas.
  • Y la última es el salto de página que nos mostrará toda la hoja de cálculo desde lejos. 

Plantillas

Y por último, Excel trae por defecto diferentes plantillas según nuestros requerimientos: para agendas, calendarios, facturas, horarios y otras cosas más.