Microsoft Access: qué es, para qué sirve y funciones

Microsoft Access

Desde la aparición de las bases de datos, programas como Access han sido muy demandados para la administración de datos. Sin embargo, si no sabes qué es Microsoft Access y para qué sirve, no te preocupes que enseguida te lo explicamos en detalle junto con sus características y funciones.

Pero antes, no olvides de descargar el software si aún no lo tienes en tu ordenador.

¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que te ayuda a administrar una gran cantidad de registros. Además, permite crear aplicaciones que utilicen Access como backend.

A diferencia de Microsoft Excel, que se utiliza para el análisis de datos y para realizar cálculos mediante fórmulas, Access es más útil para recopilar, clasificar y manipular grandes cantidades de datos.

Microsoft Access

Puedes utilizar Access para crear una base de datos de:

  • Alumnos que asisten a una escuela
  • Administración de eventos
  • Inventario doméstico
  • Administrador de contactos
  • Base de datos de gestión de proyectos
  • Canal de ventas
  • Contabilidad de cuenta empresarial
  • y más.

Al igual que el resto de aplicaciones de Office, Access se ha ido actualizando hasta llegar a su versión final 2019. No existe una versión de Access portable, pues todas requieren ser instaladas en tu ordenador.

Funciones y características de Access

Diversas plantillas modernas

Access incluye diferentes plantillas simplificadas para adaptarse a nuestras necesidades. Estas plantillas nos permiten crear base de datos con facilidad y utilizarlas como aplicaciones sin necesidad de tener conocimiento de programación. 

Es una buena herramienta para quienes no tiene mucha experiencia en la creación y administración de base de datos. En la pestaña de “Archivo” estarán las diferentes plantillas disponibles con formularios, informes, tablas, o con diversos campos que ya vienen creados por defecto. 

Exportar datos

Access también nos permite exportar nuestros datos con facilidad, sin importar la cantidad de datos y si estos están vinculados a fuentes diferentes. Entre sus opciones, nos permitirá exportarlos a Excel con facilidad. 

Para usar esta función, debes dirigirte a la pestaña de “Datos Externos” > Administrador de tablas vinculadas > Exportar a Excel. 

Exportar bases de datos en PDF

Otra particularidad de este software es que podremos exportar nuestra base de datos en formato PDF. Esto es muy útil para compartir nuestras bases de datos con otros usuarios que no tengan el mismo software y puedan verlas como si fueran imágenes. Con esta función, podrán abrir el archivo en Adobe Reader sin ningún problema. 

Para hacer esto solamente debes dirigirte a la pestaña de “Datos Externos ” y luego escoge la opción: “PDF o XPS”.  Guarda el archivo y listo. Tendrás tus bases de datos en PDF. 

Consultas

Una función que va a encantar a los que conocen la sintaxis de SQL es aquella que nos permite hacer consultas. Esto nos permitirá obtener información de todos los datos que hemos creado en nuestras tablas y se usa la misma sintaxis de SQL.

Debemos dirigirnos a “Crear” > “Diseño de Consulta”. Una vez allí, agregaremos las tablas que queremos consultar y podremos ingresos las consultas que deseamos hacer. Luego, debes hacer clic en la opción “Ejecutar” que se encuentra en la parte superior izquierda. Hecho esto, tu consultará está lista. 

Otra herramienta es el asistente de consulta que nos permitirá crear consultas de manera automática. También nos ayudará a detectar errores en el diseño de nuestras consultas y nos sugerirá crear relaciones en nuestras tablas. 

Tell me

Esta función se encuentra integrada en la cinta de funciones superior, en la pestaña que dice: “¿qué deseas hacer?”. Gracias a esta función, podemos hacer consultas, crear formularios, tablas, informes y otras funciones. 

Para utilizarla, solo es necesario hacer clic sobre ella e indicar lo que deseamos buscar. 

Soluciones personalizadas con VBA

VBA o Visual Basic para Aplicaciones es un lenguaje de programación que es completamente compatible con Microsoft Access. Con este lenguaje podremos trabajar en nuestras bases de datos de una manera sencilla.

Algunas de las soluciones posibles son: automatización avanzada, obtener errores, validación de datos y otros más. Todo esto se ejecutará una vez que iniciemos el software.